Die sechs Irrtümer über die E-Mail-Archivierung.
Die GoBD regelt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Leider kursieren viele Missverständnisse rund um diese Regelung.
- Irrtum
Mein E-Mail-Programm reicht aus
E-Mail-Anwendungen wie Outlook bieten einfache Funktionen zum Archivieren, ausreichend sind sie leider nicht, da sie nicht die Standards der GoBD erfüllen.
- Irrtum
Ausdrucken reicht
Clever gedacht, aber mit dem Ausdrucken von archivierungspflichtigen E-Mails ist es nicht getan, da laut GoBD das Originalformat beibehalten werden muss.
- Irrtum
Die Archivierung von Rechnungen und Verträgen genügt
Die GoBD verlangt klar die Archivierung von allen Geschäftsunterlagen, die steuerrelevant sind, und das in aller Regel für zehn Jahre.
- Irrtum
Die Archivierungspflicht gilt nur für große Unternehmen
Egal wie groß, die Aufbewahrungspflicht von E-Mails gilt für alle Unternehmen, sogar für Einzelunternehmer.
- Irrtum
Mein Backup reicht zur Archivierung
Die Archivierung ist anders ausgerichtet als das Backup. Sie dient der Dokumentation, nicht den Schutz vor Datenverlust.
- Irrtum
Die Archivierung ist nicht datenschutz-konform
Durch die Vorgaben der GoBD ist es sogar notwendig, dass auch personenbezogenen Daten im Rahmen der Archivierungspflicht gespeichert werden, selbst wenn diese ansonsten über die DSGVO geschützt wären.
Hier ist Ihre Lösung für die effektive und sichere E-Mail-Archivierung.
Mit stanoc Archive sind Ihre Daten rechts- und revisionssicher geschützt. Die E-Mail-Archivierung funktioniert plattformunabhängig und vollautomatisch im Hintergrund. Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Compliance Anforderungen, sparen jeden Menge Zeit und verbessern ganz nebenbei noch Ihre IT-Performance.
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